إعداد تقرير إداري دوري

التقارير الدورية تتحول إلى سرد أنشطة، فيقرأها المدير دون أن يعرف ما القرار المطلوب منه.

النتيجة المتوقعة: تقرير بصفحة واحدة: ما حدث، ما يعنيه، وما القرار المطلوب، مدعوماً بمؤشرات ثابتة.

لمن: مدير فريق، مسؤول عمليات، مسؤول تسويق. تحتاج قبل البدء: مؤشرات متفق عليها مسبقاً، بيانات الفترة الحالية والسابقة للمقارنة، معرفة القرار الذي ينتظره متلقي التقرير.

1. ثبّت قالباً موحداً — القالب الثابت يجعل المقارنة بين الفترات ممكنة ويقلل وقت الإعداد لاحقاً.

2. ابدأ بالخلاصة والقرار — أول فقرة: ما القرار المطلوب. التفاصيل تأتي بعده لمن أراد.

3. اعرض المؤشرات مقارنة لا مطلقة — الرقم وحده بلا معنى؛ قارنه بالفترة السابقة أو بالهدف.

4. أضف بنداً للمخاطر والعوائق — التقرير الذي لا يذكر عائقاً واحداً يفقد مصداقيته.

5. اختم بإجراءات محددة المسؤول والموعد — كل إجراء بلا اسم وتاريخ لن يُنفَّذ.

قائمة الفحص: القرار المطلوب مذكور في أول فقرة • كل مؤشر مقارن بفترة أو هدف • بند مخاطر أو عوائق موجود • كل إجراء له مسؤول وتاريخ